Comment préparer un fichier Excel avant un import de données
Un fichier régulier facilite l’évaluation d’un import. Chaque colonne doit représenter une information. Chaque ligne doit représenter un enregistrement. Avant tout échange, retirez les données personnelles réelles et préparez un échantillon représentatif.
1. Comment organiser les colonnes ?
Placez une seule ligne d’en-tête au début du tableau. Donnez à chaque colonne un nom court et compréhensible.
Une colonne doit contenir une seule information. Séparez le téléphone, l’adresse électronique et la ville si ces données doivent être traitées séparément.
- Évitez les cellules fusionnées.
- Évitez les titres répartis sur plusieurs lignes.
- Évitez les sous-tableaux dans la même feuille.
- N’utilisez pas la couleur comme seule information.
- Ne remplacez pas une valeur structurée par un commentaire.
2. Que doit représenter une ligne ?
Définissez l’entité avant de nettoyer le fichier. Une ligne peut représenter un client, un fournisseur, un produit ou une autre entité. Ne mélangez pas plusieurs familles lorsque leurs colonnes et leurs règles diffèrent.
Vérifiez ensuite les points suivants :
- Les lignes entièrement vides.
- Les totaux intermédiaires.
- Les formats de date.
- Les formats numériques.
- Les cellules qui contiennent plusieurs valeurs.
- Les identifiants stables déjà disponibles.
3. Comment traiter les doublons ?
Ne supprimez pas automatiquement deux lignes proches. Elles peuvent représenter un doublon ou deux fiches distinctes.
Ajoutez une colonne de décision. Utilisez des valeurs simples : à vérifier, à conserver, à fusionner ou à archiver. Confiez les cas ambigus à une personne qui connaît les données.
4. Comment préparer un échantillon sûr ?
Choisissez quelques lignes qui représentent les cas courants et les cas difficiles. Remplacez les données personnelles par des valeurs fictives cohérentes. Ne transmettez pas de données personnelles réelles dans un formulaire commercial.
L’échantillon doit permettre d’examiner les éléments suivants :
- Les noms de colonnes.
- Les formats.
- Les valeurs manquantes.
- Les relations entre plusieurs fichiers.
- Les cas qui demandent une décision métier.
5. Qu’est-ce qui doit être évalué avant l’import ?
Le format, le volume, la qualité et les relations entre les fichiers doivent être examinés. Cette évaluation permet de définir le périmètre, les responsabilités et les contrôles nécessaires.
Une reprise de données n’est pas garantie par la présence d’un fichier Excel. Elle doit être confirmée dans une proposition après examen des sources.
Préparez les sources et les décisions qui permettront de définir un périmètre de migration réaliste.
Lire le guide de préparation d’une migration →