Préparer les données avant une migration de logiciel en magasin d’optique
Une migration ne commence pas par un bouton d’import. Elle commence par un inventaire des sources, des responsables et des données utiles. L’équipe doit ensuite distinguer ce qui doit être repris, archivé ou vérifié. La faisabilité reste à évaluer avant toute confirmation.
1. Quelles sources faut-il inventorier ?
Listez les fichiers Excel, les exports, les logiciels et les documents qui contiennent des informations utiles.
Pour chaque source, notez les éléments suivants :
- son format ;
- la personne qui la maintient ;
- la date de la dernière mise à jour connue ;
- les données qu’elle contient ;
- les autres sources auxquelles elle est liée.
Ne transmettez pas de données personnelles réelles dans un formulaire commercial. Préparez d’abord un échantillon fictif ou anonymisé dans un cadre convenu.
2. Comment séparer les familles de données ?
Traitez chaque famille selon ses propres champs et contrôles.
Clients
Vérifiez l’identité, les coordonnées, les doublons possibles et les informations que l’équipe doit retrouver. Les informations optiques demandent un contrôle d’accès adapté au périmètre retenu.
Produits
Vérifiez la référence interne, le nom, la marque, la catégorie, l’unité et les informations utiles aux ventes et aux achats. Clarifiez les variantes et les anciennes références.
Fournisseurs
Vérifiez les coordonnées, les identifiants nécessaires, les doublons et les valeurs manquantes.
Documents opérationnels
Les devis, ventes, achats, réceptions, factures et règlements ne représentent pas le même état. Conservez cette distinction pendant l’évaluation.
3. Quels référentiels faut-il clarifier ?
Les types, matériaux, traitements, bases, indices et géométries de verres peuvent servir de référentiels opérationnels. Vérifiez les valeurs utilisées et leurs variantes d’écriture.
- Choisir un libellé de référence.
- Identifier les variantes existantes.
- Indiquer si la valeur reste active.
- Conserver une table de correspondance si nécessaire.
Cette étape organise les données. Elle ne valide pas une information médicale.
4. Que faut-il reprendre dans le nouvel environnement ?
Tout l’historique n’a pas nécessairement besoin d’être importé. Certaines informations peuvent rester dans une archive consultable. La décision dépend du besoin métier, de la qualité des sources et du cadre convenu.
Classez les données dans quatre groupes :
- à reprendre ;
- à archiver ;
- à corriger avant examen ;
- à exclure après validation.
5. Comment préparer l’évaluation ?
La qualité, le format, le volume et les relations entre les fichiers influencent l’effort de reprise. Préparez les éléments suivants :
- l’inventaire des sources ;
- un exemple fictif ou anonymisé de chaque fichier ;
- la liste des doublons ou incohérences connus ;
- l’historique jugé indispensable ;
- la personne responsable de la validation métier.
Opti Solution peut inclure une reprise de données évaluée et définie séparément. La migration de toutes les données n’est pas garantie.
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